U svakodnevnim poslovnim, ali i učeničkim/studentskim izazovima, susrećemo se sa potrebom pripreme i držanja prezentacija. Ono što je potrebno da bi se održala kvalitetna prezentacija je zaista prosto – vežba. Bez obzira da li prezentaciju držite pred celim kolektivom sa posla, board direktorima, ključnim kupcem ili amfiteatrom, i bez obzira koliko ste vi samouvereni u to što pričate, da bi prezentacija bila dobra potrebno je obratiti pažnju na sledeće stvari.
Postavite cilj
Pre nego što sednete za svoj računar i krenete da pravite svoju ppt prezentaciju, razmislite šta je to CILJ vaše prezentacije? Šta želite time da postignete? Kome želite da predstavite svoje ideje i zaključke? Kao i za sve u životu, i kod ovako jednostavne stvari, potrebno je da znate zašto to radite i šta će to doneti vama, a šta drugoj strani.
Primer: Trebalo bi da prezentujete nov proizvod kompanije svom kupcu.
Loš cilj: Želim da prodam taj proizvod. Želim da ispunim target za ovaj mesec. (Ovako postavljen cilj vodi do toga da upadnete u zamku da vam je pred očima jedino vaša satisfakcija i novac, ne birate sredstva da dođete do svog cilja i postavljate sebe na prvo mesto, a zaboravljate da ste tu zbog kupca.)
Dobar cilj: Želim da ostvarim dobar odnos sa kupcem. Želim da steknem njegovo poverenje i da naš odnos postane dugoročan. (Svako može da proda proizvod, a koliko njih ima kupce koji mu se uvek vraćaju? Ovako postavljen cilj vas motiviše da zadobijete poverenje kupca, što je svakako veći izazov.)
Obratite pažnju i kome prezentujete. Važno je da koristite isti jezik kojim se služe i prisutni na vašoj prezentaciji, terminologija, izrazi, poznavanje materije… Nije cilj da vas niko ne razume, već da svoju priču prilagodite njima.
Napravite plan
Plan vaše prezentacije trebalo bi da sadrži vreme trajanja svakog segmenta vaše priče. Podelite vaše izlaganje na celine, svakoj dodelite vreme trajanja, ostavite prostora za vaše predstavljanje i za pitanja učesnika, i eventualnu pauzu ukoliko je reč o prezentaciji koja je vremenski duža.
Na ovaj način ne samo da ćete se bolje uklopiti sa vremenom, nego ćete moći opuštenije da se osećate, jer držite sve u svojim rukama i vladate situacijom.
Pravljenje prezentacije
Tek sad dolazi najzanimljiviji deo u kome možete da pustite mašti na volju. Zapamtite da prezentacija nije tu da zaseni vašu priču već da je upotpuni i da vas isprati. Dakle, ne skrećite pažnju sa vaše ideje.
Na raspolaganju imate razne mogućnosti. Možete vaše teze napisati na flip chartu, tabli, napraviti video prezentaciju ili koristiti neke od jednostavnih dostignuća moderne tehnologije, kao što je klasični Power Point ili malo da začinite sa efektnim Prezi-jem.
Postoje i Google prezentacije za koje je dovoljno da imate Gmail i preko svog Google diska možete da pravite i delite prezentacije sa drugima.
A ukoliko želite da vaša prezentacija bude dostupna i širim masama YouTube nudi opciju kreiranja i otpremanja vaše prezentacije ukoliko imate otvoren nalog.
Zapamtite još jedno jednostavno pravilo koje se odnosi i na sadržaj vaše prezentacije, ali i sadržaj vaše priče – KISS (keep it short and simple) ili „manje je više“. Ne trudite se da sve ispričate i sve ispišete na svojim slajdovima.
Prezentujte ključne stvari, saznanja do kojih ste došli, vašu ideju, prednosti vašeg proizvoda/usluge, vi ste tu da zainteresujete drugu stranu za vašu priču, ako je bude previše i ako je ona ponavljajuća, to može da bude naporno i za vas i za onog ko vas sluša.
Da biste se držali nekog prezentacijskog bon-tona, primenjujte i pravilo 5×5. To znači da na vašem slajdu ne treba da ima više od pet redova teksta sa po pet reči u svakom redu. Manje od toga je poželjno, više od toga je neprihvatljivo.
Vizuelni identitet
Ljudi su vizuelna bića, pored lepe prezentacije ono što će zaista vašim slušaocima privući pažnju ste vi, način na koji ste ušli u prostoriju, način na koji stojite, položaj tela, šta ste obukli, stav koji ste zauzeli.
Zbog toga obratite pažnju da ne oblačite napadne ili previše tamne boje ili nešto oskudno. Budite uvek uredni i profesionalni, jer to odaje utisak da ste osoba kojoj se može verovati i koja je stručnjak u svom poslu.
Prilikom svog izlaganja pazite šta radite sa svojim ekstremitetima. Ono što čini uspešne govornike prema nekim istraživanjima je neverbalna komunikacija čak 55%, zatim glas 38%, a ono što vi pričate i informacije koje iznosite svega 7%.
Kretanje po prostoriji je poželjno, jer će pogled vaših slušalaca pratiti vas. I zapamtite da nikada ne okrećete leđa svojim slušaocima, može se protumačiti kao izraz nepoštovanja, ali i mogućnost da vas ne čuju dovoljno dobro ili da vi nemate uvid u to da li vas prate.
Razbijanje treme
U prirodi je čoveka da kada je pred njim neki bitan zadatak, posao, ima tremu. Ne postoji podela na pozitivnu i negativnu tremu, postoji samo to osećanje uzbuđenja, straha, neizvesnosti, a na vama je da ga pretvorite u pozitivnu energiju. To ćete postići sa par jednostavnih saveta:
Vežbanje – Ponavljanje je majka znanja. Izvedite jednostavnu vežbu – prezentujte pred ogledalom. Možete i zamoliti prijatelje da vas saslušaju i ukažu na greške koje pravite, a još bolja varijanta je da se snimite, jer ipak smo sami sebi najbolji kritičari, i bićete iznenađeni kako niste ranije uočili neki problem.
Disanje – Da biste se opustili pred samu prezentaciju vežbajte udisaj-izdisaj tako što ćete jednu ruku staviti na grudi, drugu na stomak i lagano udisati na nos, a izdisati na usta 10 puta.
Voda – Pre same prezentacije trudite se da ne pijete sokove, a nemojte jesti najmanje sat vremena pre prezentacije, jer se može dogoditi da vam glas negde u priči nestane, jer vam je grlo previše suvo. Ponesite sa sobom vodu kako biste mogli da se osvežite.
Pravo na grešku – Najveći neprijatelj je strah od greške. Upamtite jednostavnu rečenicu Ja imam pravo na grešku i što pre budete postali svesni toga da svi greše i da to što ste napravili grešku ne menja ništa, i niko vas zbog toga neće kazniti, biće vam lakše. Svet će i dalje da se okreće, neće stati.
Samopouzdanje – Nešto što je svakako bitno, ali se ne uči preko noći, što više prezentacija i javnih nastupa budete imali to je vaše samopouzdanje veće.
Olovka – Odličan saveznik ako ne znate šta ćete sa rukama.
Kontakt očima – Ako je priroda prezentacije takva da imate više slušalaca, onda odaberite jednog i održavajte kontakt očima sa njim, pa posle nekog vremena ulovite drugu žrtvu. To će pomoći vama da se koncentrišete i da vidite da li idete u pravom smeru, i držite nečiju pažnju, i svakako biće mnogo komotnije nego da vam pogled stalno šeta po prostoriji.
Mirođija
Ono što je potrebno svakoj čorbi, pa i vašoj prezentaciji, jeste neki od sledećih začina:
Punchline – je rečenica, pokret, video, slika, priča, misao dana, pitanje ili bilo šta što ćete izvesti na početku vašeg izlaganja da biste pažnju svojih slušalaca skrenuli sa njihovih misli na sebe.
Npr. Koliko efektivnog vremena dnevno provodite sa svojom decom? Odmah ćete videti lica koja razmišljaju i presabiraju se.
Šale – Poželjne su (naravno ukoliko tema koju prezentujete nije neko ozbiljno naučno stručno dostignuće, odbrana doktorata ili sl.), ali nemojte sa njima preterivati. Pripremite nekoliko šala ili ukoliko imate inspiraciju, slobodno ih izrecite. Pravo vreme je kada vidite da pažnja slušalaca popušta ili ako ste vi napravili neku grešku, prokomentarišite i nasmejte se na svoj račun.
Šok podaci – Podaci do kojih ste došli su bitni i oni su suština, potrudite se da ono što govorite ostane u mislima slušalaca i kada završite izlaganje. Ljudi ne pamte toliko brojke koliko način na koji ste im saopštili neku vest. Naravno, nemojte da preterujete sa šokiranjem.
Npr. Naša prodaja u odnosu na prošlu godinu se povećala ČAK 20%! umesto: Zapaženo je da smo prošle godine prodali 13.985 proizvoda, a ove godine prodaja je iznosila 16.782 proizvoda.
Light motiv – Neka ideja, misao, poruka koja se provlači tokom celog vašeg izlaganja i sa kojom će vaši slušaoci otići i razmišljati i kada se prezentacija završi. Npr. na početku prezentacije postavite pitanje o kojem će ostali razmišljati, ili pitanje na koje ćete otkriti odgovor tek na kraju izlaganja. Zagolicajte im maštu da o vama i vašoj priči razmišljaju i mnogo posle same prezentacije, i da i sami dalje istražuju, što i jeste poenta prezentacije.
